PERSONVERNERKLÆRING

1. Om Ascender og vår kontaktinformasjon

Ascender AS (org. no. 914 087 406) tilbyr lederrekruttering og andre rekrutteringstjenester. I forbindelse med slike tjenester innhenter og behandler Ascender personopplysninger om registrerte. Ascender behandler personopplysninger om følgende kategorier av registrerte:

  • Potensielle kandidater

  • Kandidater

  • Kunder, tjenesteleverandører, partnere og deres ansatte

  • Andre som kontakter Ascender eller besøker vår nettside

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Ascender innhenter, behandler og utleverer dine personopplysninger og for hvilket formål, samt hvilke rettigheter du har i denne sammenheng.

Du kan kontakte oss på følgende adresse: Stortingsgata 8, 0161 Oslo, eller per telefon: 21 52 53 50

Dersom du har spørsmål knyttet til vår personvernerklæring eller til vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte Kristin Lossius på e-post: kristin@ascender.no.

2. Ascenders rolle som databehandler og behandlingsansvarlig i en rekrutteringsprosess

Ascender tilbyr forskjellige tjenester til kunder og kandidater, og kan derfor inneha forskjellige roller i relasjon til behandling av personopplysninger i en rekrutteringsprosess.

Når Ascender er engasjert av en kunde til å finne potensielle kandidater for en stilling, samt for å bistå i rekrutteringsprosessen, vil Ascender opptre som databehandler for den relevante kunden. For slik behandling vil kunden være behandlingsansvarlig, og Ascenders behandling vil være underlagt en databehandleravtale som beskriver hvordan Ascender skal behandle personopplysninger i relasjon til tjenesten. Dersom en potensiell kandidat eller kandidat velger å registrere seg i Ascenders kandidatdatabase, vil imidlertid Ascender være behandlingsansvarlig for behandlingen i tilknytningen til databasen. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Ascender innhenter, behandler og utleverer dine personopplysninger som behandlingsansvarlig.

3. Personopplysninger, oppbevaringsperiode, formål og rettslig grunnlag for behandlingen

3.1 Kandidatsøk

Ascender vil kunne innhente og behandle personopplysninger om potensielle kandidater som ledd i sin virksomhet. For slik behandling vil følgende gjelde:

  • Ascender innhenter personopplysninger som navn, tittel, stilling, arbeidsgiver og kontaktinformasjon om potensielle kandidater. Informasjonen innhentes fra offentlig tilgjengelige kilder, slik som virksomheters nettsider, LinkedIn etc.

  • Formålet med behandlingen er å identifisere og vurdere potensielle kandidater. Rettslig grunnlag for behandlingen er Ascenders berettigede interesse i å kunne tilby sine rekrutteringstjenester på en effektiv måte, samt å identifisere de beste potensielle kandidatene.

  • Oppbevaringsperiode: Ascender vil informere deg dersom vi har utført et kandidatsøk på deg og du er en potensiell kandidat til en av våre stillinger. Dersom du velger å registrere deg i Ascenders database, vil punkt 3.2 under gjelde. Dersom du ikke ønsker å registrere deg i databasen eller delta i en rekrutteringsprosess, vil dine personopplysninger bli slettet umiddelbart.

3.2 Ascenders kandidatdatabase

Ascender har en kandidatdatabase hvor kandidater kan velge å registrere seg. For behandling av personopplysninger i relasjon til denne databasen, vil følgende gjelde:

  • Ascender innhenter og behandler personopplysninger slik som navn, kontaktinformasjon til arbeid og privat, CV (inkludert fødselssted og nasjonalitet dersom inkludert), kvalifikasjoner, utdanning, attester, sertifiseringer, referat fra intervjuer og vurderinger, testresultater, personlige interesser, hobbyer, sivilstatus og informasjon fra bakgrunnssjekk (i tilfelle behov og i medhold av avtale). Personopplysningene kan innhentes fra kandidaten selv, fra offentlig tilgjengelige kilder eller tredjeparter som f.eks. kandidatens referanser.

  • Formålet og det rettslige grunnlaget for behandlingen: Når du registrerer deg i Ascenders kandidatdatabase, vil vi behandle dine personopplysninger med det formål å kunne tilby deg ansettelsesmuligheter. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er (avhengig av registreringsprosessen) ditt samtykke, som du avgir ved registrering i databasen, eller at behandlingen er nødvendig for å tilby tjenestene som du har opprettet konto for å motta.

  • Oppbevaringsperiode: Dine personopplysninger vil oppbevares i databasen inntil du sletter din registrering, men likevel ikke lenger enn 5 år etter siste registrerte aktivitet eller dokumenterte kontakt med Ascender. Ascender kan også oppbevare enkelte personopplysninger (begrenset til navn, yrke og arbeidsgiver) for historiske formål. Slik fortsatt oppbevaring er basert på Ascenders berettigede interesse.

Vi gjør oppmerksom på at du ikke er forpliktet til å oppgi personopplysninger til Ascender. Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, vil du imidlertid ikke kunne registrere deg i Ascenders kandidatdatabase og vi vil ikke ha mulighet til å tilby deg jobbmuligheter.

3.3  Andre behandlingsaktiviteter

  • Administrasjon av avtaler: Ascender vil kunne behandle personopplysninger i forbindelse med administrasjon og håndtering av kontrakter med kunder, leverandører etc., herunder kontaktinformasjon til kontaktpersoner hos kunder, leverandører etc. Ascender behandler slike personopplysninger basert på vår berettigede interesse i å oppfylle våre forpliktelser i henhold til en kontrakt eller ordre.

  • Besvare henvendelser: Ascender vil også kunne behandle personopplysninger for å følge opp henvendelser fra kandidater, brukere av våre nettsider etc. Rettslig grunnlag for slik behandling, er Ascenders berettigede interesse i å gi support til våre brukere.

  • Bruk av Ascenders nettside: Ascender vil kunne behandle personopplysninger om besøkende på vår nettside. Ascender bruker cookies og andre metoder for informasjonsinnhenting for å forbedre brukeropplevelsen og optimalisere vår nettside. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er Ascenders berettigede interesse i å opprettholde og vedlikeholde nettsiden. Vi bruker ikke informasjonen for andre formål. Du kan lese mer om vår bruk av cookies i vår cookie policy her: https://ascender.no/cookies

  • Rekruttering: Dersom du søker på en spesifikk stilling i Ascender, vil Ascender kunne behandle dine personopplysninger med det formål å vurdere din søknad. Det rettslige grunnlaget for slik behandling er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg som kandidat, eller for å gjennomføre tiltak på din anmodning. Søknader vil normalt oppbevares i inntil 1 år etter at rekrutteringsprosessen er gjennomført, med mindre du samtykker til fortsatt lagring.

  • Oppfylle en rettslig forpliktelse og andre berettigede interesser: Ascender vil også kunne behandle personopplysninger for å overholde sine lovpålagte forpliktelser, samt for å beskytte egne eller tredjeparters berettigede interesser, f.eks. der behandlingen er nødvendig for å gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav eller for å forhindre uautorisert adgang eller utlevering av personopplysninger.

Ascender vil oppbevare disse personopplysningene så lenge som nødvendig for å oppnå formålene definert over. Merk at fortsatt oppbevaring også kan være nødvendig av hensyn til lovpålagte plikter som Ascender er underlagt, eller som følge av Ascenders berettigede interesser, herunder dersom det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

4. Utlevering av personopplysninger

Ascender vil bare utlevere dine personopplysninger til tredjeparter dersom vi har lovlig grunnlag for slik utlevering. Ascender kan for eksempel utlevere dine personopplysninger til en potensiell arbeidsgiver som har utlyst en stilling som du har søkt på, eller der du ellers har samtykket til slik utlevering.

Ascender bruker også databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne, f.eks. i forbindelse med IT-drift. Forholdet til slike leverandører reguleres av en databehandleravtale, som blant annet sikrer informasjonssikkerhet for dine personopplysninger.

All behandling av dine personopplysninger skjer innenfor EU/EØS-området.

5. Linker til tredjepartsnettsteder

Ascenders nettside og kandidatdatabase kan inneholde linker til tredjepartsnettsteder. Disse tredjepartsnettstedene har egne personvernerklæringer som angir hvordan personopplysninger samles inn og behandles. Dersom du oppgir personopplysninger til et slikt tredjepartsnettsted, vil behandlingen være underlagt dette nettstedets personvernerklæring. Ascender tar ikke ansvar for slike tredjepartsnettsteder, hvordan de styres eller hvordan de behandler dine personopplysninger. Vi anbefaler derfor at du gjør deg kjent med personvernerklæring og brukervilkår for slike tredjepartsnettsteder når du besøker og bruker disse nettstedene.

6. Sikkerhet for dine personopplysninger

Vi er opptatt av å beskytte kvaliteten og integriteten til personopplysninger, og har implementert egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å oppnå dette. Vi har blant annet implementert sikkerhetsrutiner, retningslinjer og tekniske tiltak for å sikre at personopplysninger under vår kontroll er sikret mot:

  • Uautorisert adgang

  • Urettmessig bruk eller utlevering

  • Uautoriserte endringer

  • Urettmessig sletting eller tilfeldig tap

Alle våre ansatte og databehandlere som har tilgang til og er tilknyttet behandling av personopplysninger, er underlagt en plikt til konfidensialitet i henhold til GDPR med hensyn til våre kandidater etc. sine personopplysninger.

7. Dine rettigheter

Når Ascender behandler dine personopplysninger, har du følgende rettigheter:

  • Du kan til enhver tid be om innsyn i dine personopplysninger.

  • Dersom behandlingen er basert på samtykke eller avtale med deg, har du rett til dataportabilitet.

  • Dersom behandlingen er basert på ditt samtykke, kan du til enhver tid trekke dette tilbake. Dersom samtykket trekkes tilbake, vil ikke dette påvirke lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket tilbake.   

  • I noen situasjoner kan du be oss om å begrense behandlingen av dine personopplysninger eller motsette deg videre behandling av personopplysningene.

  • Du kan til enhver tid be oss om å rette uriktige personopplysninger som vi har lagret om deg.

  • I noen situasjoner kan du be om at vi sletter dine personopplysninger, f.eks. dersom personopplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet som de ble samlet inn eller behandlet for, og Ascender ikke har noen rettighet eller rettslig forpliktelse som forutsetter fortsatt behandling av personopplysningene.

  • Dersom du mener Ascenders behandling er i strid med relevant personvernlovgivning, har du også rett til å klage over Ascenders behandling av dine personopplysninger til Datatilsynet.

Dersom du ønsker å utøve dine rettigheter, kan du benytte kontaktinformasjonen opplyst innledningsvis i denne personvernerklæringen.

8. Endringer av personvernerklæringen

Dersom Ascender gjør endringer i behandlingen av personopplysninger, vil denne personvernerklæringen oppdateres og endringene vil varsles på Ascenders nettside eller ved å benytte din kontaktinformasjon.

***

Sist oppdatert: 27.9.2018